De conformidad con el numeral 37 del Reglamento de Estudiantes la matrícula tiene requisitos y trámites académicos y administrativos. Estos últimos se llevarán a cabo en las condiciones previstas en las presentes “Normas y Procedimientos Generales”. Los académicos se realizarán de conformidad con lo previsto por la Vicerrectoría Académica de la Sede Central o de la Seccional Cali, según el caso, y con posterioridad a los trámites administrativos.

La Pontificia Universidad Javeriana mediante la entrega a los estudiantes regulares de pregrado y postgrado de las presentes “Normas y Procedimientos Generales”, en impreso o por medio electrónico, informa a la Comunidad Educativa acerca de los requisitos y trámites administrativos para realizar la matrícula, y los pasos que debe tener en cuenta para la misma.

Con la recepción de la orden de matrícula financiera y el presente documento, se entiende su aceptación y conocimiento por parte del Estudiante.

I. CONCEPTOS Y PRINCIPIOS GENERALES

1.      Matrícula es el acto por medio del cual una persona se incorpora a la Universidad, adquiere o renueva su calidad de estudiante regular, queda adscrito a un programa académico, y asume el compromiso de cumplir con todos los reglamentos y normas de la Universidad. (No. 30 Reglamento de Estudiantes)

2.      La matrícula tiene requisitos y trámites académicos y administrativos. Para ser efectiva, se requiere del cumplimiento de cada uno de los siguientes procesos:

a.      Certificación de los resultados académicos obtenidos por el estudiante en el período inmediatamente anterior y estar a paz y salvo con la Universidad.

b.      Expedición de la orden de matrícula financiera por la Tesorería de la Universidad.

c.      Realización del pago de los derechos de matrícula dentro de los plazos establecidos en la orden de matrícula financiera y de acuerdo con las normas aprobadas por el Consejo Directivo Universitario.

d.      Definición de las asignaturas que se cursarán y del número de créditos que formarán parte de la matrícula.

e.      Presentación, en el momento de realizar la matrícula, de la certificación en que conste que el estudiante es beneficiario, de acuerdo con la ley vigente,  de servicios de salud y atención médica (POS). Es deber del estudiante, o de su familia, conservar vigente dichos beneficios durante el respectivo periodo académico.

f.        Aceptación expresa del estudiante y del Director del Programa, de las asignaturas que el estudiante ha inscrito para el período académico.  (No. 37 Reglamento de Estudiantes)

3.      Para que un estudiante pueda renovar su matrícula deberá estar a paz y salvo con la Universidad. El Rector de la Universidad o el Rector de la Seccional de Cali, según corresponda, designará la instancia que tendrá la responsabilidad de verificar que el estudiante está a paz y salvo por todo concepto, y de autorizar la expedición de la orden de matrícula financiera para realizar la renovación de la matrícula.

4.      Ninguna persona podrá asistir o participar en actividades académicas de un programa sin haber cumplido satisfactoriamente con todos los requisitos y procesos académicos y administrativos que forman parte de la matrícula. La persona que asista o participe en dichas actividades de manera irregular, no está matriculada y por lo tanto carece de los derechos y obligaciones propios de los estudiantes de la Universidad. (No. 39 Reglamento de Estudiantes)

5.      Cuando una persona no renueva oportunamente su matrícula para el siguiente período académico o no formaliza su retiro temporal, quedará excluida del Programa en el que ha estado matriculada y sólo podrá reingresar a él por decisión del Decano Académico, previo acuerdo con el Decano del Medio Universitario. (No. 40 Reglamento de Estudiantes)

6.      Es Estudiante Regular de la Universidad la persona que posee matrícula vigente para un programa académico conducente a título universitario. (No. 2 Reglamento de Estudiantes)

7.      Para efectos de estas “Normas y Procedimientos Generales” se entiende por Estudiante Regular Neojaveriano, la persona que ha sido admitida a primer semestre de un programa académico conducente a título universitario.

8.      El valor de los derechos de matrícula para cada período académico será fijado por el Consejo Directivo Universitario y con base en las disposiciones del Gobierno Nacional.

9.      El pago de los derechos de matrícula comprende únicamente el valor de los servicios educativos. No forman parte de los derechos de matrícula los intereses pagados cuando se ha suscrito un acuerdo de pago con la Universidad. (No. 38 Reglamento de Estudiantes)

10. Para el caso de los Estudiantes Regulares Neojaverianos, los derechos de matrícula comprenden el valor de los servicios educativos y del carné estudiantil.

11. Matrícula Ordinaria es la que se realiza dentro de las fechas señaladas por el Calendario Académico de la respectiva Sede. (No. 31 Reglamento de Estudiantes)

12. Los Consejos Administrativos de la Sede Central y de la Seccional de Cali podrán proponer descuentos por pago anticipado de la Matrícula Ordinaria, los cuales deberán informar para su aprobación al Rector de la Universidad o al Rector de la Seccional de Cali, según sea el caso.

13. Matrícula Extraordinaria es la que por razones que ha de juzgar el Decano del Medio Universitario, se realiza después del vencimiento de las fechas señaladas para la matrícula ordinaria y dentro de los primeros 10 días hábiles del respectivo período académico. Después de este plazo, la matrícula extraordinaria sólo podrá ser autorizada, en forma excepcional, por el Vicerrector Académico, a petición del Decano Académico y del Decano del Medio Universitario respectivos. Los efectos económicos de la matrícula extraordinaria serán fijados de acuerdo con las directrices establecidas al respecto por el Consejo Administrativo de la Sede Central o de la Seccional de Cali. (No. 32 Reglamento de Estudiantes)

14. Los derechos de matrícula y otros pagos relacionados deberán ser cancelados en el lugar, modo y fechas previstas en la "ORDEN DE MATRICULA FINANCIERA", expedida por la dependencia que designen respectivamente el Rector de la Universidad o el Rector de la Seccional de Cali, en dinero efectivo o con cheque de gerencia.

15. Para las diversas formas de financiación que tiene prevista la Universidad en la Sede Central y en la Seccional de Cali, la tasa de interés remuneratoria aplicada para estos créditos será fijada semestralmente por el Vicerrector Administrativo de la Sede Central, de común acuerdo con las autoridades de la Seccional de Cali, y serán informadas a los usuarios de los créditos de manera oportuna. Dicha decisión será informada a los Consejos Administrativos de la Sede Central y de la Seccional de Cali.

16. La tasa de interés moratoria será la máxima legal permitida por la Superintendencia Bancaria.

II. MODALIDADES DE MATRÍCULA

17. De acuerdo con el número de créditos matriculados, habrá dos modalidades de matrícula: matrícula completa y media matrícula. (No. 34 Reglamento de Estudiantes)

18. En la Sede Central de la Universidad se denomina Media Matrícula aquella por medio de la cual el estudiante entra a cursar para el periodo académico semestral un número de créditos inferior o igual a diez (10) créditos.

19. En la Seccional  de Cali se denomina Media Matrícula aquella por medio de la cual el estudiante entra a cursar para el periodo académico semestral un número de créditos inferior o igual a nueve (9) créditos.

20. En la Sede Central de la Universidad se denomina Matrícula Completa aquella por medio de la cual el estudiante entra a cursar para el periodo académico semestral un número igual o superior a once (11) créditos, sin exceder de veinte (20).

21. En la Seccional de Cali se denomina Matrícula Completa aquella por medio de la cual el estudiante entra a cursar para el periodo académico semestral un número de créditos igual o superior a  diez (10) créditos, sin exceder de dieciocho (18). Para la Seccional de Cali, de forma excepcional y cuando el Consejo de Facultad respectivo lo determine, según el currículo aprobado, el  número de créditos máximo de un periodo académico semestral puede ser de diecinueve (19), veinte (20) o veintiún (21) créditos.

22. En los Programas Académicos de Medicina de la Sede Central de la Universidad, se entenderá Matrícula Completa aquella por medio de la cual el estudiante entra a cursar para el periodo académico semestral un número igual o superior de quince (15) créditos, sin exceder de veintiocho (28). Se denomina Media Matrícula aquella por medio de la cual el estudiante entra a cursar para el periodo académico semestral un número de créditos inferior o igual a catorce (14) créditos.

23. Se considera Crédito Adicional aquel que el Estudiante decide tomar sobre el número máximo de créditos que define Matrícula Completa.

24. En Sede Central de la Universidad, hasta el 31 de Diciembre de 2004, cada crédito adicional sobre el total de la carga académica prevista para el período académico semestral causará los siguientes derechos: De 1 a 4 créditos, el 20% de la matrícula completa. De 5 a 10 créditos, el 50% de la matrícula completa. De 11 a 20 créditos, el 100% de la matrícula completa.

25. En la Sede Central de la Universidad, a partir del 1° de Enero de 2005, los estudiantes que tengan matrícula completa solamente podrán tomar un (1) crédito adicional. Dicho crédito adicional causará al Estudiante el pago adicional del diez por ciento (10%) del valor de la matrícula completa para el periodo académico semestral correspondiente. No habrá crédito adicional para los estudiantes que tengan media matrícula.

26. Para el caso de la Seccional de Cali los créditos adicionales se cobrarán de la siguiente manera: El estudiante que, previa aprobación del Director de Carrera respectivo, matricule créditos adicionales a la carga máxima de créditos permitida para el semestre que está cursando, deberá pagar el equivalente a una quinta parte del valor de la matrícula completa prevista para ese semestre. De lo contrario, deberá retirar un cierto número de créditos de modo que no supere los correspondientes al semestre en que quedó ubicado académicamente. En todo caso, el número total de créditos cursados no podrá exceder de 21 créditos.

27. En la Sede Central de la Universidad y en la Seccional de Cali, al estudiante que le falta una asignatura para culminar su plan de estudios, la cual equivalga hasta un número máximo de cuatro (4) créditos, se le cobrará el veinte por ciento (20%) del valor de la matrícula completa.

28. En la Seccional de Cali, al estudiante que curse su último semestre con matrícula completa, y le falte para culminar su plan de estudios una sola asignatura, siempre y cuando dicha asignatura no exceda de cuatro (4) créditos, cancelará adicional al valor pagado, el veinte por ciento (20%) del valor de la matrícula completa. En todo caso, el número total de créditos cursados no podrá exceder de 21 créditos.

29. En la Sede Central de la Universidad y en la Seccional de Cali, si un estudiante en su último semestre realiza media matrícula  y después de ello le faltaren uno (1), dos (2) o tres (3) créditos para culminar su plan de estudios, estos créditos podrá pagarlos así: Si le faltare un (1) crédito, el equivalente al diez por ciento (10%) del valor previsto para la matrícula completa en dicho periodo académico semestral. Si le faltaren dos (2) créditos, el equivalente al quince por ciento (15%) del valor previsto para la matrícula completa en dicho periodo académico semestral. Si le faltaren tres (3) créditos, el equivalente al veinte por ciento (20%) del valor previsto para la matrícula completa en dicho periodo académico semestral.

30. En la Sede Central de la Universidad y en la Seccional de Cali, para la matrícula en períodos académicos intersemestrales habrá un límite de nueve (9) créditos para la carga académica que pueda tomar un estudiante.

31. Para la Sede Central de la Universidad y en la Seccional de Cali, en el período académico intersemestral, el estudiante pagará el veinte por ciento (20%) del valor de la matrícula, si el equivalente en créditos de la carga académica matriculada, es de hasta cinco (5) créditos. Si fuere mayor a cinco (5) y no superior a nueve (9) créditos, pagará el valor de media matrícula.

32. Las disposiciones previstas en estas “Normas y Procedimientos Generales”  en lo concerniente a créditos adicionales no regirán para el programa académico conducente a título universitario que cursen los estudiantes en la modalidad de “Especial” o “Doble Programa”. El Consejo Directivo Universitario expedirá las normas aplicables a estos casos. Mientras estas sean expedidas, se regirán por lo consagrado en el numeral 24  de estas “Normas y Procedimientos Generales”.

III. RESERVA DE CUPO, RETIRO TEMPORAL Y SUS EFECTOS FINANCIEROS

Reserva de Cupo

33. Quien ha sido admitido en un programa de la Universidad y por razón de intercambio académico internacional, o porque ha sido llamado al servicio militar o civil obligatorio, o por otro motivo de fuerza mayor,  tiene el derecho de solicitar por escrito al Decano Académico la reserva de su cupo y el aplazamiento de la matrícula hasta por un período máximo de un año. De no cumplirse con lo anterior, la readmisión quedará a juicio del Decano Académico, previo acuerdo con el Decano del Medio Universitario. (No. 35 Reglamento de Estudiantes)

34. En el evento de reserva del cupo, el Admitido no estará obligado a cancelar anticipadamente el valor de su matrícula.

35. El Admitido que accede a una experiencia académica internacional,  y solicita su reserva de cupo antes del inicio de las actividades académicas del respetivo período académico, podrá solicitar la devolución del noventa por ciento (90%) del valor de la matrícula o el abono del total de la matrícula pagada al valor de la matrícula que le corresponda cancelar al momento de su ingreso a la Universidad. Para este efecto, el interesado deberá adjuntar a su solicitud fotocopias de la carta de admisión al programa de intercambio, del pasaje aéreo respectivo y de la visa que se le haya expedido para participar en dicho  programa.

36. El Admitido que ha sido llamado al servicio militar o civil obligatorio tendrá derecho a la devolución de la totalidad del valor de la matrícula pagada incluyendo los intereses en caso de haber solicitado financiación. En el caso de reserva de cupo tendrá derecho a solicitar el abono del valor de la matrícula pagada al valor de la matrícula que le corresponda cancelar al momento de su ingreso.

37. El Admitido qEl Admitido ue por motivos de fuerza mayor obtenga del Decano Académico la reserva de su cupo, podrá solicitar al Vicerrector Académico la devolución o el abono de lo pagado así:  Si la solicitud de reserva del cupo se presentó antes del inicio de las actividades académicas del semestre académico, podrá solicitar el abono del cien por ciento (100%) de lo pagado al valor de la matrícula que le corresponda cancelar al momento de su ingreso, o la devolución del ochenta por ciento (80%) del valor cancelado. Si la solicitud de reserva de cupo se presentó una vez  iniciadas las actividades académicas, tendrá derecho a la devolución del sesenta por ciento (60%) del valor de la matrícula cancelada, o al abono del cien por ciento (100%) de lo pagado al valor de la matrícula que le corresponda cancelar al momento de su ingreso.

Retiro Temporal

38. El Estudiante Regular por razones debidamente justificadas puede solicitar retiro temporal del Programa Académico y reserva de cupo mediante comunicación escrita dirigida al Decano Académico de su Facultad. La duración máxima de dicho retiro temporal es de dos años. Para reintegrarse al Programa del cual se ha retirado temporalmente, el estudiante deberá solicitar por escrito el reintegro al Decano Académico de la Facultad, dentro de las fechas establecidas en el calendario académico de la Universidad. Autorizado el reintegro, el Director del Programa establecerá las condiciones académicas del mismo de acuerdo con el currículo vigente en el momento. (Nos. 49 y 50 Reglamento de Estudiantes)

39. Realizados el retiro temporal y la reserva de cupo en los términos previstos en el Reglamento de Estudiantes, el estudiante regular sólo tendrá derecho al abono o la devolución de los derechos de matrícula pagados de acuerdo con lo previsto en los siguientes numerales.

40. El Estudiante Regular que haya pagado los derechos de matrícula del periodo académico siguiente, y haya solicitado, antes del inicio de las actividades académicas, su retiro temporal y reserva de cupo, tendrá derecho a la devolución o abono de lo pagado. En este caso, el Estudiante Regular podrá solicitar la devolución del setenta  por ciento (70%) del valor de los derechos de matrícula pagados, o el abono del cien por ciento (100%) del valor de los mismos, para la matrícula del periodo académico al cual el estudiante se reintegre.

41. El Estudiante Regular que haya pagado los derechos de matrícula del periodo académico, y solicite, dentro de los diez (10) días siguientes al inicio de las actividades académicas del periodo académico, su retiro temporal o reserva de cupo, tendrá derecho a la devolución o abono de lo pagado. En este caso el Estudiante Regular, podrá solicitar la devolución del cincuenta  por ciento (50%) del valor de los derechos de matrícula pagados, o el abono del noventa por ciento (90%) del valor de los mismos, para la matrícula del periodo académico al cual el estudiante se reintegre.

42. Lo consagrado en los numerales 40 y 41 de las presentes “Normas y Procedimientos Generales” no aplican para los Estudiantes Regulares Neojaverianos.

43. El Estudiante Regular que haya pagado los derechos de matrícula del periodo académico, y solicite, después de los diez (10) días siguientes al inicio de las actividades académicas del periodo académico, su retiro temporal y reserva de cupo, no tendrá derecho a la devolución o abono de lo pagado. Si hubiere pactado plazos para el pago de los derechos de matrícula o hubiere obtenido financiación de un tercero, deberá cancelar la totalidad de los derechos de matrícula que haya pactado y los intereses causados. 

44. Cuando el Estudiante Regular solicita, antes del inicio de las actividades académicas del respetivo período académico, su retiro temporal y reserva de cupo para acceder a una experiencia académica internacional podrá solicitar la devolución del noventa por ciento (90%) del valor de la matrícula o el abono del cien por ciento (100%) de la matrícula pagada al valor de la matrícula que le corresponda cancelar al momento de su reingreso. Para este efecto, el interesado deberá adjuntar a su solicitud fotocopias de la carta de admisión al programa de intercambio, del pasaje aéreo respectivo y de la visa que se le haya expedido para participar en dicho  programa.

45. Cuando el Estudiante Regular solicita,  dentro de los diez (10) días siguientes al inicio de las actividades académicas del respetivo período académico,  su retiro temporal y reserva de cupo para acceder a una experiencia académica internacional, podrá solicitar la devolución del setenta por ciento (70%) del valor de la matrícula o el abono del cien por ciento (100%) de la matrícula pagada al valor de la matrícula que le corresponda cancelar al momento de su reingreso. Para este efecto, el interesado deberá adjuntar a su solicitud fotocopias de la carta de admisión al programa de intercambio, del pasaje aéreo respectivo y de la visa que se le haya expedido para participar en  dicho  programa.

46. Cuando el Estudiante Regular solicita,  después de los diez (10) días siguientes al inicio de las actividades académicas del respetivo período académico, su retiro temporal y reserva de cupo para acceder a una experiencia académica o  intercambio académico internacional, podrá solicitar la devolución del cincuenta por ciento (50%) del valor de la matrícula o el abono del noventa por ciento (90%) de la misma al valor de la matrícula que le corresponda cancelar al momento de su reingreso. Para este efecto, el interesado deberá adjuntar a su solicitud fotocopias de la carta de admisión al programa de intercambio, del pasaje aéreo respectivo y de la visa que se le haya expedido para participar en  dicho programa.

47. Cuando el Estudiante Regular de la Universidad solicita el retiro temporal y la reserva de cupo para acceder a un intercambio académico nacional o internacional en desarrollo de un convenio suscrito entre la Pontificia Universidad Javeriana y una institución nacional o extranjera, los efectos financieros de su matrícula se regirán por lo previsto en el mismo.

48. Cuando el Estudiante Regular es llamado al servicio militar o civil obligatorio tendrá derecho a la devolución de la totalidad del valor de la matrícula pagada incluyendo los intereses en caso de haber solicitado financiación, o a solicitar el abono del valor de la matrícula pagada al valor de la matrícula que le corresponda cancelar al momento de su reingreso.

49. Cuando el Estudiante Regular obtiene del Decano Académico su retiro temporal y reserva de cupo por razones de fuerza mayorEl Admitido, podrá solicitar al Vicerrector Académico la devolución o el abono de lo pagado así:  Si la solicitud de retiro temporal y reserva del cupo se presentó antes del inicio de las actividades académicas del semestre académico, podrá solicitar el abono del cien por ciento (100%) de lo pagado al valor de la matrícula que le corresponda cancelar al momento de su reingreso, o la devolución del ochenta por ciento (80%) del valor cancelado. Si la solicitud de retiro temporal y reserva de cupo se presentó una vez  iniciadas las actividades académicas, tendrá derecho a la devolución del sesenta por ciento (60%) del valor de la matrícula cancelada, o al abono del cien por ciento (100%) de lo pagado al valor de la matrícula que le corresponda cancelar al momento de su reingreso.

50. Ningún abono tendrá vigencia superior a dos años.

51. Las devoluciones y abonos sólo cubrirán la suma pagada por concepto de derechos de matrícula y deberán tramitarse en la dependencia que designen respectivamente el Rector de la Universidad o el Rector de la Seccional de Cali, presentando la carta de retiro con el visto bueno del Decano Académico y del Vicerrector Académico, cuando así se requiera, y la ORDEN DE MATRICULA FINANCIERA debidamente cancelada.

52. Cuando el Estudiante Regular haya pagado totalmente su matrícula con recursos propios, y luego haya obtenido créditos, auxilios o cesantías debe solicitar la correspondiente devolución por escrito adjuntando copia del comprobante de ingreso.

IV. FORMA DE PAGO DE LOS DERECHOS DE MATRICULA

53. Los Derechos de Matrícula podrán ser pagados de contado, por medio de auxilios y  financiación concedida por terceros, o por financiación concedida por la Universidad a corto y largo plazo. Cuando la financiación o auxilio provenga de terceros, la Universidad antes de expedir  LA ORDEN DE MATRICULA FINANCIERA, podrá verificar la solvencia y condiciones económicas del tercero que asume la obligación de este pago y si fuere el caso, abstenerse de expedir dicha ORDEN.

54. Pago de contado es la cancelación en una sola cuota del total de los derechos de matrícula dentro de las fechas señaladas por el Calendario General de la Universidad.

55. Pago por medio de auxilios y financiación  concedidos por terceros comprende la cancelación de los derechos de matrícula a través del cual el estudiante presenta previamente carta en la que un tercero se compromete a pagar el valor de la matrícula respectiva y acuerda con la Universidad el pago del saldo pendiente, si a ello hubiere lugar.

56. Pago con crédito de ICETEX comprende el pago de los derechos de matrícula a través de recursos otorgados al estudiante por el Estado para este fin. Es efectiva esta forma de pago cuando el ICETEX expide la constancia  de que le ha sido concedido un crédito para cursar el semestre académico respectivo y acuerde con la Universidad el pago del saldo pendiente, si a ello hubiere lugar.

57. Pago con financiación concedida por la Universidad a corto y largo plazo, comprende el pago diferido de los derechos de matrícula en las condiciones de financiación pactadas  con la Universidad.

58. La Universidad podrá ofrecer financiación de corto plazo que debe ser pagada en un plazo máximo de cuatro (4) meses, a partir de la terminación del tiempo de la matrícula ordinaria.

59. La Universidad podrá ofrecer financiación de largo plazo en la cual el capital debe ser pagado por el estudiante a partir del momento en que culmine el plan de estudios del programa que esté cursando. Los intereses remuneratorios serán pactados en el momento de otorgar la financiación y pagados durante el tiempo de estudios según se disponga en el plan de financiación, en cada caso. En el caso de mora en el pago de las cuotas previstas se causará un interés moratorio sin exceder de la tasa máxima legal permitida por la Superintendencia Bancaria.

La Vicerrectoría Administrativa de la Sede Central de la Universidad y la Dirección General Administrativa de la Seccional de Cali expedirán, según su ámbito de competencia, las normas específicas de procedimiento para aplicar las disposiciones precedentes y deberán promulgarlas con la debida anticipación para conocimiento de la comunidad educativa. Dichas normas específicas de procedimiento podrán ser reformadas por la Vicerrectoría Administrativa y por la Dirección General mencionadas. Estas modificaciones deberán ser promulgadas oportunamente para el conocimiento de la comunidad educativa.